Gebruikersbeheer in Shoxl webshops - Blog

ERP systeem is leidend

In het accountbeheerproces staat uw ERP centraal. In het ERP maakt u uw debiteuren aan en geeft u uw klanten toegang tot de webshop. Deze informatie komt daarna via de standaard Shoxl interfaces beschikbaar voor uw webshop.

Hier ligt dus een belangrijk verschil met webshops die zich richten op consumenten. In B2C shops is het gangbaar dat de gebruiker zélf een account aanmaakt. In een B2B omgeving moeten echter typisch eerst als klant worden geaccepteerd door de leverancier. Daarbij worden vaak diverse kredietcontroles uitgevoerd en prijsafspraken gemaakt.

Om toegang te krijgen tot een Shoxl shop zullen bezoekers daarom vaak eerst contact hebben met de leverancier, die afspreekt onder welke condities zaken zullen worden gedaan, en die vervolgens een account opent.

Natuurlijk kan een acceptatie procedure ook barrières opwerpen en nieuwe klanten afschrikken. De shop-eigenaar kan er daarom voor kiezen om de shop ook open te stellen voor kopers zonder account/debiteurnummer (passanten).

In het ERP systeem zullen bestellingen van passanten meestal terecht komen op een verzamelaccount (het passanten-debiteurnummer), zodat de administratie overzichtelijk blijft. Minder vaak voorkomend is dat er automatisch een nieuwe debiteur wordt aangemaakt voor elke nieuwe klant, maar ook dat is mogelijk in Shoxl shops. 

Aanmaken van accounts

Het creëren van account in een Shoxl shop verloopt, zoals vermeld, door aanlevering van de gebruikersinformatie in het door Shoxl voorgeschreven formaat. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de klantorganisatie (in Shoxl terminologie: “Customer”) en accounts daarbinnen (“Users”). In Shoxl shops kunnen per klantorganisatie meerdere accounts worden aangemaakt. Voor elke klantorganisatie dient minimaal één account te worden gedefinieerd.

Wanneer er geen account wordt aangeleverd, wordt deze aangemaakt door het systeem. Deze gebruiker krijgt dan het debiteurnummer als gebruikersnaam. Als er wél accounts worden aangemaakt kan de gebruikersnaam daarbij vrij worden gekozen; enige beperking is dat deze binnen de webshop uniek moet zijn.

Bij het aanmaken van een gebruiker is een emailadres verplicht. Gebruikers kunnen inloggen met de gebruikersnaam óf met het emailadres dat is gekoppeld aan de gebruiker. Uitzondering hierop is de situatie dat er binnen één klantorganisatie meerdere gebruikers zijn met hetzelfde emailadres, in welk geval uitsluitend de unieke gebruikersnaam kan worden gebruikt.

Aangezien de gebruikersnaam vrij kan worden gekozen, kan daarvoor ook het emailadres worden gebruikt. De toegevoegde waarde daarvan is echter gering, aangezien dat emailadres standaard al beschikbaar is als alternatief voor de gebruikersnaam.

Het gebruik van een emailadres als gebruikersnaam heeft eigenlijk alleen zin gedurende het activeringsproces van een account, aangezien op dat moment een gebruikersnaam moet worden ingegeven. De gebruiker kent doorgaans wel zijn emailadres, terwijl een door de organisatie toegekende gebruikersnaam expliciet moet worden gecommuniceerd.

Activeren van accounts

Het activeren van gebruikers gebeurt door de gebruikers zelf. Zij zetten zelf hun account “aan” en kiezen zelf hun wachtwoord. Het activatieproces ziet er als volgt uit:

• Gebruikers worden door de webshophouder geïnformeerd over de nieuwe shop en verwezen naar de Activatiepagina
• Gebruikers geven op die pagina hun gebruikersnaam in en ontvangen een mail met een link naar de “wachtwoord wijzigen” pagina.
• Hierna kan men inloggen met de combinatie gebruikersnaam of emailadres, en gekozen wachtwoord.

Account onderhoud in Vendisto

Klantinformatie wordt beheerd in het ERP systeem, maar is ook inzichtelijk en aanpasbaar in het shop beheersysteem, Vendisto.

Aanpassingen die worden doorgevoerd in Vendisto verdwijnen weer bij een synchronisatie met het ERP-systeem. Er is wat de shop betreft slechts één waarheid, en dat is het ERP systeem.

Aanpassingen in Vendisto kunnen echter wel een nuttige functie vervullen wanneer een nieuwe gebruiker direct toegang wil hebben tot de shop. Door de gebruiker aan te maken in de shop hoeft niet te worden gewacht op de sync met het ERP systeem. Datzelfde geldt voor het per direct ontzeggen van toegang tot de shop. Door de gebruiker te blokkeren in Vendisto heeft deze onmiddellijk geen toegang meer.

Shoxl shops beschikken (optioneel) over een krachtige autorisatiemodule. Hiermee worden gebruikers gekoppeld aan profielen, die toegang geven tot selecties van productdata en content. Als het ERP systeem dergelijke profielen kan aanleveren worden deze uiteraard gebruikt; maar als dat niet het geval is kan deze informatie worden onderhouden in Vendisto.

Passanten accounts

Eventueel kan de shop zo worden ingesteld dat voor passanten een “lokaal account” wordt aangemaakt. De besteller beschikt in dit geval wel over zijn eigen aankoophistorie, maar deze is dan niet bekend in het ERP systeem. In dat ERP systeem komt alle bestelinformatie terecht op het passanten-debiteurnummer.

Het voordeel van deze benadering is dat kleine eenmalige aankopen het ERP systeem niet meer “vervuilen” en het overzicht bemoeilijken. Het nadeel is uiteraard dat veel bestelinformatie gebundeld is op één account, en daarmee moeilijker analyseerbaar wordt. Een debiteur voor elke klant is in dat opzicht weer veel overzichtelijker.

Welke benadering gekozen zal worden is sterk afhankelijk van de voorkeuren en gewoontes binnen een organisatie. Organisaties met een langjarige historie, een vaste klantenkring, en een shop die vooral gericht is op het verlenen van service naar bestaande klanten zullen eerder voor het verzamelaccount gaan. Bedrijven die zich met hun shop vooral richten op het ontginnen van nieuwe markten zullen vaak kiezen voor de automatische aanmaak van een debiteur voor elke nieuwe klant.